Kearsipan Perkara Di Pengadilan Agama

 

Kearsipan Perkara di Pengadilan Agama

Pendahuluan

Berkas-berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama adalah dokumen negara yang tidak dapat diperjual belikan. Semua berkas perkara yang ada harus disimpan dengan baik agar tidak hilang atau rusak. Oleh karena itu, berkas perkara tersebut harus diarsipkan dengan berpedoman pada aturan-aturan yang telah ditetapkan. Hal tersebut dilakukan sebagai antisipasi apabila berkas perkara tersebut diperlukan lagi untuk berbagai kepentingan.

Pengarsipan berkas perkara dilakukan setelah minutasi dilakukan. Sebelum itu, dari mulai penyelesaian perkara sejak diterima, diputuskan sampai diminutasi harus selesai enam bulan. Perkara yang belum selesai dalam waktu 6 bulan, harus dilaporkan ke pengadilan tinggi dan Mahkamah Agung. Berkas perkara itu kemudian dibundel dan disusun berdasarkan kronologisnya. Masing-masing kelompok disusun secara kronologis dan di lem secara rapih. Keseluruhannya disatukan dalam satu bundel, dijahit dan diberi lak stempel.

 

Baca juga: Kekuasaan Pengadilan Agama

 

Pengarsipan   

Setelah berkas perkara diminutasi, petugas Meja III menyimpan berkas perkara untuk keperluan arsip. Secara umum berkas perkara dapat dibedakan menjadi 2 (dua) jenis: 

1)      Arsip aktif (masih berjalan) yaitu berkas perkara yang telah diputus dan diminutasi, tetapi masih dalam proses banding, kasasi atau peninjauan kembali, dan masih memerlukan penyelesaian akhir, termasuk perkara yang memerlukan eksekusi tetapi belum ada permohonan eksekusi, demikian pula perkara cerai talak yang belum dilakukan sidang penyaksian ikrar talak. 

2)     Arsip tidak aktif (sudah final) yaitu berkas perkara yang putusannya telah mempunyai kekuatan hukum tetap dan tidak memerlukan penyelesaian akhir.  

Berkas berjalan harus mempunyai box dan daftar isi box. Berkas perkara yang masih berjalan dikelola oleh Panitera Muda Gugatan/petugas yang bertanggung jawab untuk itu, sedangkan arsip berkas perkara yang sudah tidak aktif dipindahkan pengelolaannya pada Panitera Muda Hukum. Penataan berkas perkara dan arsip berkas perkara dilakukan dalam 3 (tiga) tahap, yakni :  

1)      Tahap Kesatu 

a.       Pendataan dan pemisahan arsip aktif dan tidak aktif. 

b.      Arsip berkas perkara yang masih aktif disusun secara vertikal / horizontal sesuai dengan situasi dan kondisi ruangan. 

c.       Penataan arsip berkas perkara dimasukkan dalam box dengan diberikan catatan : 

1.      Nomor urut box 

2.      Tahun perkara

3.      Jenis perkara 

4.      Nomor urut perkara  

2)      Tahap Kedua  

a.       Membuat daftar isi yang ditempel dalam box 

b.      Arsip yang telah disusun menurut jenis perkara, dipisahkan menurut klasifikasi perkaranya dan disimpan dalam box tersendiri. 

c.       Menghimpun salinan resmi putusan untuk dijilid sesuai klasifikasi masing-masing dan menyimpannya di perpustakaan. 

d.      Memasukkan berkas perkara dalam box, dan menyimpannya dalam rak / almari. 

e.       Membuat Daftar Isi Rak (DIR) atau Daftar Isi Almari (DIL). 

3) Tahap Ketiga  

a.       Memisahkan berkas perkara yang sudah mencapai masa untuk dihapus (30 tahun). 

b.      Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk dimasukkan dalam box untuk disimpan dalam rak / almari tersendiri. 

c.       Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan Agama / Mahkamah Syar'iyah. 

d.      Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung dengan dilampiri berita acara penghapusan.  

e.       Penyimpanan dalam bentuk lain. Pengadilan juga dapat menyimpan berkas perkara dalam bentuk lain, seperti pada pita magnetik, disket, atau media lainnya.

 

Penutup

Pengarsipan perkara merupakan salah satu tertib administrasi yang ada di Pengadilan Agama. Tujuannya adalah untuk  menyimpan berkas-berkas perkara yang telah  diputus oleh Pengadilan Agama sebagai arsip. Pengarsipan juga dilakukan sebagai langkah antisipatif apabila dalam waktu tertentu terdapat berkas-berkas perkara yang diperlukan untuk kepentingan tertentu.  Teknis pengarsipan perkara di Pengadilan Agama dilakukan secara bertahap setelah dilakukannya minutasi. Sebelum diarsipkan, perkara terleih dahulu dibundel secara sitematis sesuai urutan kronologisnya. Adapun pengarsipannya terdiri dari tiga tahap yang masing-masing tahap mempunyai urutannya lagi. Dimulai dari pemilahan perkara yang masih aktif dan sudah tidak aktif sampai terakhir disimpan dalam bentuk lain seperti disket, magnetik, atau media lainnya.

 

Referensi

Harun, Ibrahim Ahmad. 2013. Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama, Buku II. Jakarta: Mahakamah Agung Republik Indonesia.

 

Baca juga: Nafkah dan Hak-hak Anak dalam Hukum Perkawinan Islam