Mengenal Motivation Letter
Apabila anda
bermaksud untuk melanjutkan pendidikan di luar negeri, baik dengan menggunakan
beasiswa ataupun tidak, salah satu persyaratannya biasanya yaitu harus
melampirkan surat motivasi. Surat motivasi sudah tidak asing lagi mungkin bagi
sebagian besar para pencari beasiswa luar negeri serta orang-orang yang
menekuni dunia akademik. Terdapat banyak istilah yang digunakan untuk mewakili
surat motivasi. Ada yang menyebutnya motivation letter, personal statement,
statement of purpose, dan lain-lain. Meski menggunakan banyak istilah, tetapi
isi utama yang perlu dimuat dalam surat motivasi tidaklah jauh berbeda, bahkan
bisa dikatakan sama. Surat motivasi tidak lain adalah sebuah tulisan yang
berbentuk esai yang berisi mengenai alasan kuat seseorang mendaftar pada
program studi tertentu dan mendaftar pada program beasiswa tertentu.
Bentuk-Bentuk Motivation Letter
Berdasarkan
bentuk yang digunakan, surat motivasi terbagi ke dalam dua bentuk. Kesatu ada
bentuk bebas yang tidak ditentukan oleh instansi yang akan dituju oleh pelamar.
Biasanya instansi hanya menentukan jumlah kata, paragraf, atau halaman dari
surat motivasinya saja. Sedangkan bentuk yang kedua adalah bentuk surat
motivasi yang telah ditentukan bentuk serta susunannya oleh instansi. Bentuk
yang dimaksud dapat berupa daftar pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab
dengan jawaban esai atau berbentuk esai tulisan yang susunan dan isi
perbagiannya telah ditentukan oleh instansi. Memang terkadang ada juga sebagian
instansi yang tidak mengharuskan adanya surat motivasi, tetapi memang sangat
sedikit.
Tips-Tips Menulis Motivation Letter yang Baik
Bagi kalian yang
sedang kebingunan bagaimana memulai dan cara membuat surat motivasi yang baik,
mungkin tips-tips berikut ini dapat dijadikan salah satu bahan acuan. Oleh
karena merupakan sebuah tips, jangan sampai mengabaikan instruksi yang
disyaratkan oleh instansi berkenaan dengan surat motivasi. Persyaratan tentang
surat motivasi yang telah ditentukan instansi merupakan hal utama yang harus
diperhatikan karena meskipun surat motivasinya bagus, jika tidak sesuai dengan
yang ditentukan oleh instansi akan berakibat pendaftar terancam tidak akan
dipertimbangkan dan tidak lulus. Mengingat surat motivasi yang telah ditentukan
oleh instansi tergantung juga kepada instansinya, maka di sini hanya akan
dibahas tentang surat motivasi bebas yang tidak ditentukan oleh instansi yang biasanya berbentuk tulisan esai yang terdiri dari beberapa paragraf. Berikut
tips-tipsnya.
1.
Paragraf 1 sampai 2
Paragraf satu dan dua biasanya berisi
mengenai masalah atau isu tertentu yang pelamar rasa dapat selesaikan apabila
pelamar menyelesaikan pendidikannya pada program yang dituju. Baiknya dimulai
dari isu sekitar yang jangkauannya dan peluang terlaksananya besar. Seorang
pelamar memang tidak dilarang jika isu yang ia angkat memiliki jangkauan yang
luas. Namun pihak instansi tentu juga akan melihat apakah isu yang diangkat
realistis atau tidak serta ada jangka waktu yang juga digunakan sebagai bahan
pertimbangan lain. Misalnya seorang lulusan sarjana pada teknik kimia
menuliskan tentang isu energi fosil yang seharusnya diubah menjadi energi
terbarukan. Hal tersebut terlihat realistis dengan melihat latar belakang
pendidikannya, serta jangkauan dan waktu yang diperlukan untuk mencoba
menyelesaikan isu tersebut. Jika memang isu yang diangkat tidak sama dengan
latar belakang pendidikan sebelumnya, hal itu bisa saja asalkan dapat
dibuktikan dengan pengalaman baik pengalaman kerja secara profesional atau
volunter.
Setelah menentukan isu yang akan diangkat,
data yang relevan akan sangat membantu agar tulisan yang ditulis oleh pelamar
menjadi lebih realistis. Surat motivasi bukan merupakan sebuah pengandaian
semata, sehingga memerlukan hal-hal pendukung yang dapat membuatnya terlihat
lebih realistis yang tidak lain diantaranya adalah data yang relevan serta bersumber
dari sumber-sumber terpercaya. Data yang digunakan pun terukur dan bukan
merupakan data-data perkiraan yang tidak jelas nominalnya. Semakin besar angka
yang ditunjukkan semakin menunjukkan urgensi dari isu yang sedang diangkat.
Misalnya data yang diangkat bersumber dari salah satu organisasi yang bergerak
dalam bidang energi di bawah naungan Persatuan Bangsa-Bangsa dengan persentasi
mencapai 25%.
Apabila isu yang diangkat telah dijelaskan
secara padat dan jelas serta data relevan yang digunakan juga telah dapat
menjadi acuan, hal berikutnya yang mesti dituliskan adalah cara yang akan
digunakan oleh pelamar dalam menyelesaikan isu tersebut. Pastikan penyelesaian
yang ditawarkan oleh pelamar adalah realistis dan tidak hanya sekedar ambisius.
Hubungkan solusi yang akan dicapai dengan apa yang akan didapatkan oleh pelamar
pada program studi yang ia lamar yang akan membantu pelamar dalam penyelesaian
isu terkait. Menyajikan perkiraan dampak dalam bentuk angka dan berdasarkan
fakta serta data yang konkrit lebih baik daripada perkiraan yang tidak
menggunakan angka-angka yang konkrit. Gunakan juga metode-metode yang sistemik
dan sistematik yang pelamar gunakan dalam penyelesaian isu agar lebih terarah
dan mudah dipahami.
2.
Paragraf 3
Pada paragraf ketiga pelamar sudah mulai
menuliskan hal-hal yang menjadi alasan pelamar memilih kampus serta negara
tempat kampus berada. Hal ini juga memerlukan riset dan penggalian informasi
melalui sumber-sumber terpercaya yang dapat dengan mudah ditemukan pada banyak
laman di internet. Sumber utama yang dapat dijadikan rujukan oleh pelamar
adalah laman kampusnya sendiri. Lihat secara seksama program studi dan mata
kuliah-mata kuliah yang ditawarkan sehingga dapat terukur bagaimana hasil
belajar yang akan didapat. Selain itu juga metode belajar yang digunakan apakah
itu by research atau by coursework juga penting diperhatikan oleh
pelamar dalam menuliskan alasan pemilihan kampus, program studi, dan negara
yang dipilih.
Bilamana kampus yang dilamar mengharuskan
pelamar menentukan supervisi terlebih dahulu, hal tersebut juga perlu dimasukkan pada paragraf ini. Hal-hal lain yang juga perlu dituliskan dan tak
kalah pentingnya pada bagian alasan pemilihan kampus, adalah program studi dan negara yang meliputi asosiasi atau afiliasi lulusan serta perkembangan bidang studi di negara
yang dipilih. Untuk alasan-alasan seperti kampus bagus atau kampusnya memiliki
rangking tinggi, nampaknya hal itu tidak terlalu penting meskipun mungkin bisa
saja hal itu dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh sebagian pemeriksa.
3.
Paragraf 4
Bagian berikutnya setelah alasan pemilihan
program studi, kampus, dan negara, yaitu alasan pelamar memiliki kelayakan
untuk diterima pada program studi atau program beasiswa yang dilamar. Pada
bagian ini, pelamar perlu menuliskan hal-hal yang dapat meyakinkan tim
pemeriksa bahwa pelamar merupakan kandidat yang memiliki kelebihan-kelebihan
dibandingkan dengan pendaftar lainnya. Pengalaman-pengalaman baik akademik
serta profesional maupun non-profesinal akan sangat menjadi bahan pertimbangan.
Pelamar dapat membayangkan seolah-olah ia sedang berhadapan langsung dengan
penguji atau pemeriksa. Mengingat setiap program studi dan beasiswa memiliki
banyak kompetitor, pelamar harus dapat menunjukkan hal tersebut dengan suatu
bukti yang nyata. Kemampuan-kemampuan seperti soft skills dan hard skills pun
penting untuk pelamar tulis agar memperbesar pelamar dapat diterima, termasuk
kemampuan-kemampuan lain seperti technical skills. Untuk mempermudah
dalam menjabarkan kemampuan-kemampuan yang pelamar miliki, ada baiknya pelamar
menggunakan metode STAR, yaitu metode yang terdiri dari situation
(situasi), task (tugas), action (aksi) yang secara tidak langsung
juga dapat menggambarkan kemampuan, dan result (hasil).
4.
Paragraf 5
Paragraf terakhir atau paragraf kelima
berisikan tentang rencana masa depan yang akan pelamar lakukan setelah
menyelesaikan studi. Rencana masa depan yang dimaksud berupa rencana jangka
pendek atau short term dan rencana jangka panjang atau long term. Rencana
jangka pendek biasanya berkisar antara 0-5 tahun, sedangkan rencana jangka
panjang berkisar dari 5-10 tahun atau lebih dengan memperhatikan keterukuran
dan keterjangkauan. Sebutkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai beserta
langkah-langkah yang akan dilakukan. Ambisius boleh, namun harus tetap
realistis.
Hal-hal yang Perlu Dilakukan dan Tidak Boleh Dilakukan dalam Membuat Motivation Letter
Hal-hal
yang Perlu Dilakukan
1.
Mencermati ketentuan kata, karakter, paragraf, dan
halaman yang diminta oleh kampus atau beasiswa
Sebagaimana disebutkan sebelumnya, memang
menulis surat motivasi yang bagus adalah hal yang mesti dilakukan oleh pelamar
kampus dan atau beasiswa, tapi harus memerhatikan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan oleh penyelenggara. Kelalaian memahami dan mencermati
ketentuan penyelenggara dapat berakibat pelamar tidak lulus bahkan tidak
dipertimbangkan sama sekali. Tentu sangat disayangkan jika surat motivasi yang
bagus namun tidak sesuai dengan apa yang disyaratkan. Jadi pastikan pelamar
membaca ketentuan pendaftaran yang telah disediakan di laman resmi kampus atau
beasiswa yang akan dilamar.
2.
Perhatikan tata bahasa/grammar
Hal yang berada di luar isian dari surat
motivasi tapi memiliki peranan penting dalam memengaruhi kelulusan pelamar
adalah tata bahasa yang digunakan. Tata bahasa akan menunjukkan tingkat
kemahiran pelamar dalam bahasa yang digunakan. Jika yang dituju adalah kampus
luar negeri yang menggunakan pengantar bahasa Inggris, maka surat motivasi
harus ditulis dengan bahasa Inggris yang baik dan benar. Agar lebih memudahkan,
pelamar dapat memulai dengan menuliskan dengan bahasa aslinya untuk kemudian
diterjemahkan. Perlu diingat oleh pelamar, bahwa maksud pelamar bisa saja
menimbulkan kesalahan pemahaman jika menggunakan tata bahasa yang tidak sesuai
dan berbelit-belit. Jangan menggunakan bahasa yang kasual atau tidak formal,
hindari juga penggunaan singkatan-singkatan atau pemendekan kata atau frasa
yang tidak baku. Gunakan bantuan aplikasi atau jasa proofreading jika
memang diperlukan dan memiliki dana lebih.
3.
Struktur tulisan
Pelamar harus selalu memerhatikan susunan
atau struktur tulisan, gunakan susunan yang sistemik dan sistematik secara
berurutan atau bila diperlukan secara kronologis. Agar lebih memudahkan,
pelamar dapat membuat outline terlebih dahulu dengan menggunakan metode mind
mapping. Selain itu, jangan lupa untuk memerhatikan juga limitasi dan
batasan yang telah ditentukan oleh instansi penyelenggara.
4.
Refleksi diri
Refleksikan diri ke dalam tulisan dimulai
dengan mencari hal-hal yang ada pada diri sendiri di hadapan cermin. Berfikir
sejenak di tempat-tempat tenang sebagai sarana merenungkan diri juga dapat
membantu pelamar menemukan bahan yang akan ditulis dalam surat motivasi. Bagi
sebagian orang, situasi yang mendukung diperlukan untuk membuat tulisan yang
baik dan bagus. Oleh karena itu, menulis surat motivasi secara tergesa-gesa
sebagian besar akan menghasilkan surat motivasi yang tidak begitu baik
dibandingkan dengan surat motivasi yang ditulis melalui banyak tahapan dan proses.
5.
Meminta peninjauan ulang (review)
Untuk mengetahui adanya kesalahan dan
kualitas tulisan, pelamar akan kesulitan jika hanya mengandalkan dirinya
sendiri. Oleh karena itu, diperlukan bantuan dari pihak lain yang secara
objektif maupun subjektif dapat memberikan masukan terhadap surat motivasi
pelamar. Orang lain yang dimaksud dapat dimulai dari kolega yang dirasa
memiliki kemampuan terhadap kepenulisan dan dapat dipercaya, kakak kelas yang
memiliki pengalaman serupa, dosen, hingga mentor-mentor yang terdapat pada
layanan jasa-jasa persiapan studi lanjutan terutama ke luar negeri dan
beasiswa. Sebagian jasa konsultasi pendidikan ada yang menyediakan jasa secara
Cuma-Cuma, jadi bagi pelamar yang tidak memilii banyak dana, dapat menggunakan
dan mencari jasa konsultasi itu.
Hal-hal yang Tidak Boleh Dilakukan
1.
Berfikir terlalu berlebihan (overthinking)
Berfikir terlalu berlebihan dengan
berbagai kecemasan tidak akan membuat pelamar diterima di kampus yang
dimimpikan oleh pelamar. Pelamar harus mulai menulis surat motivasi dan
meninggalkan kebiasan menunda-nunda. Memang memulai itu cukup sulit apalagi
bagi yang pertama kali mau menulis surat motivasi dan belum memiliki pengalaman
sama sekali. Mulailah sedikit-sedikit secara bertahap meluangkan waktu untuk
menulis dan jangan lupa apabila sudah memulai, untuk menyelesaikan apa yang
telah dimulai.
2.
Menuliskan berdasarkan pendapat pribadi
Subjektifitas dalam menulis surat motivasi
akan sangat diragukan. Selalu gunakan data-data yang akurat dan relevan dalam memperkuat
setiap pernyataan yang dimuai dalam surat motivasi. Hindari
pengandaian-pengandaian, karena surat motivasi merupakan tulisan yang memuat
hal-hal yang terukur dan realistis.
3.
Hindari pengulangan
Selain menggunakan bahasa yang baik dan
benar, pelamar juga harus menghindari pengulangan-pengulangan dalam surat
motivasinya. Perlu diingat bahwa surat motivasi itu dibatas oleh jumlah
halaman, baris, paragraf dan kata. Oleh karena itu, selalu gunakan kata-kata yang baku, singkat, padat dan jelas tanpa perlu bertele-tele. Tim pemeriksa dan
penguji tidak hanya menguji satu pelamar, mereka juga memiliki waktu yang
terbatas dan kesibukan lain.
4.
Menuliskan pertanyaan dalam esai
Menuliskan pertanyaan dalam surat motivasi
merupakan salah satu hal lain yang perlu dihindari oleh pelamar kampus atau
beasiswa. Surat motivasi merupakan esai tentang diri sendiri sehingga tidak
memerlukan pendapat maupun tanggapan dari pembaca seperti penguji dan
pemeriksa. Selalu tulis kalimat pernyataan, bukan pertanyaan.